Registratúra
Správa dokumentov a registratúry je proces, ktorý sa týka v zásade každej firmy. Niektoré subjekty majú túto povinnosť uloženú legislatívnymi nariadeniami a iné si dôležitosť tohto procesu uvedomujú na základe vlastných potrieb. Vo všeobecnosti môžeme povedať, že proces správy a riadenia dokumentov a registratúry môžeme rozdeliť na dve základné časti:
- správa živej registratúry
- správa dokumentov v registratúrnom stredisku
Znamená to, že na jednej strane v každej firme existujú záznamy a dokumenty, ktoré je potrebné využívať v každodennom pracovnom procese a na základe informácií obsiahnutých v týchto dokumentoch firma organizuje a riadi ďalšie procesy.
Na druhej strane sú to dokumenty, ktoré spadajú do kategórie „vybavené“. Takéto dokumenty sú spravidla uložené vo firemnom registratúrnom stredisku (firemný archív) a vnímame ich množstvo šanónov v zamknutej miestnosti, ktoré nie je možné skartovať, pretože musia ostať vo firme uložené po určitú dobu. Dôvodom je, že archivovanie účtovných dokladov a súvisiacich dokumentov vyžaduje zákon o účtovníctve. Pri archivovaní musia spoločnosti postupovať aj podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení neskorších predpisov (ďalej len “zákon o archívoch”). Archiváciu rôznych dokumentov vyžaduje tiež rad ďalších zákonov, napríklad zákon o sociálnom poistení, zákon o zdravotnom poistení či zákon o DPH.
Každý typ dokumentov má formálne stanovenú lehotu uloženia, počas ktorej nie je možné takýto dokument zničiť (vyradiť), je potrebné zabezpečiť jeho uloženie v zodpovedajúcom prostredí (registratúrnom stredisku) a jeho dohľadateľnosť a sprístupnenie v prípade potreby.
Funkcionalita registratúry bola firmou Arminius dopracovaná do systému Documentum ako samostatný modul v klientskej aplikácii Webtop. Momentálne sa pracuje na dopracovanie v klientskej aplikácii Taskspace.
Modul Registratúra obsahuje všetky potrebné funkcionality na správu záznamov a spisov. Jednotlivé záznamy a spisy sú riešené elektronickým formulárom, ktorý obsahuje všetky potrebné údaje záznamu alebo spisu.
Elektronické formuláre záznamov a spisov okrem týchto údajov (metadát) obsahujú aj podrobnú evidenciu histórie záznamu alebo spisu
a podrobnú evidenciu požiadaviek na spracovanie, schválenie alebo len na posielanie na vedomie.
Tvorba záznamov a spisov je do maximálnej miery automatizovaná a úzko prepojená so zvyšnou časťou systému a ostatnými oblasťami riešenia.o.